O gerenciamento de processos é uma forma de centralizar dados em um mesmo local, de modo que todos os envolvidos tenham acesso às mesmas informações sem que haja ruídos, propiciando facilidade e melhora na execução das tarefas da empresa. É uma ação contínua e que deve estar inserida na cultura da companhia, de modo que os colaboradores busquem aperfeiçoar os processos com os quais trabalham.

Como é um grande desafio para alguns gestores devido ao processo de implementação e à resistência dos colaboradores, é importante saber quais são as fases necessárias para que esse gerenciamento seja feito de forma correta. Pensando nisso, preparamos este conteúdo para apresentar os 5 estágios do ciclo de gerenciamento de processos. Acompanhe!

1. Modelar

A modelagem começa com a reunião de informações relativas ao processo. Esse é o momento de levantar todos os procedimentos existentes e detalhar cada um com as seguintes informações:

• quais os passos de cada processo; 
• quais as áreas envolvidas;
• onde o processo se inicia e finaliza;
• qual é a sua finalidade;
• quanto tempo demora.

Com esses dados, é possível criar um diagrama de fluxo, que permite enxergar o processo de uma forma macro.

A partir disso, é possível identificar chances de melhorias e os pontos fracos do processo. Com isso, será possível elaborar eventuais cenários e possibilidades, avaliando o que pode ser feito. Uma alternativa é monitorar o que já foi realizado e até mesmo simular cenários de uso para avaliar os resultados.

2. Implementar

A próxima fase no ciclo de gerenciamento de processos é iniciar as tarefas necessárias para implantar a ação.

Considerando que, no passo anterior, foi realizada uma avaliação completa do processo, agora é o momento de estruturar como ele funcionará, preparando as atividades relacionadas à implementação do mesmo.

Por exemplo, é nessa etapa que serão definidas quais as ferramentas a serem utilizadas e como elas farão parte do processo, sendo que, a partir daí a execução do que foi modelado será efetivada.

3. Executar

É o momento de colocar o processo em atividade. É fundamental que isso seja feito de maneira real e que inclua os colaboradores que vão fazer parte disso no dia a dia.

Em todas as etapas, é possível encontrar gargalos e chances de aprimoramento para que o processo seja cada vez mais efetivo, visto que é possível ver as melhorias que trouxeram resultados positivos ou não, identificando onde existem maiores oportunidades de crescimento.

É uma fase essencial no gerenciamento de processos, por isso é primordial que seja feita da forma adequada.

4. Monitorar

A partir da execução, tudo que for feito deve ser monitorado. Portanto, é necessário reunir informações, tendo em vista que os dados serão a base de um acompanhamento confiável e preciso.

Isso mostrará se as ideias iniciais estavam corretas, se os objetivos definidos no começo foram alcançados, no que o processo influencia na companhia e quais são seus impactos interna e externamente. Isso é feito ao longo de todo o ciclo.

5. Otimizar

Depois de identificar o que está dando certo ou não, é hora de otimizar e gerar mais um ciclo de melhorias.

Pode parecer que essas fases sejam autônomas entre si, mas na verdade estão completamente ligadas uma à outra. Isso faz com que o processo seja cíclico e contínuo.

Desse modo, é necessário estar consciente de que sempre existe lugar para crescimento e aprimoramento de um processo.

O gerenciamento de processos é uma prática contínua e que traz resultados positivos para o negócio quando implementado de forma correta. Entre as principais vantagens estão:

• a promoção da transparência;
• o aumento da produtividade;
• a satisfação dos clientes;
• a redução de custos;
• a organização para que o negócio cresça de forma saudável.

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